DCA中秋重阳双节庆祝活动纪实

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作为被上一任会长Frank指定担任新一任DCA总干事,我心中一直惴惴不安,虽然以前经常出席DCA各种活动并帮忙做义工,也为大家拍拍照写写报道,通告一下活动情况,却很少参与活动的组织工作,参与最深的一次就是上一次中秋的摄影比赛,征集作品、找裁判、制定评判标准、裁决,一趟下来,越发觉得自己组织活动的能力就是菜鸟水平,上不得台面,更别说当总干事了。

鸭子被赶上架的后果就是懒病发作,想争取做一个不做决定只干事的好部下,领导说让干啥咱就干啥。 😆

不过随着时间的推移,DCA越发销声匿迹,很多邻居问我,“DCA还存在吗?” “存在啊,我们不是还组织了学区委员和市议会议员竞选人辩论会吗?联席会长Margaret不还经常为学区的事情奔走忙碌吗?” 说这话我心里都有点发虚,呵呵,作为一个曾被Dublin华人拥泵的团体,我们现在确实组织活动的频率太低了,感觉有点儿对不起大家。

这次进入七八月份我们几个新干事就开始了组织中秋活动的议题。
大家可能有点好奇新干事是怎么来的。从过去的活动中能看出谁热心谁做事,我就一个个去拉,不过很多人跟我一样,抱着那种“有事儿你找我,我肯定帮忙,做干事?算了吧”的态度,我可吃了不少闭门羹,不过也有积极要求加入干事群的,我挺高兴,说明DCA还是很有吸引力的嘛。

说回这次的中秋活动,领导班子几个人都知道缺钱,那是跟其他组织合办?单独办?室内?室外?什么形式?多大规模?由于大家意见太不统一,联席会长Margaret主动承担起负责场地的重任,她出去打听一圈,发现我们无力去租用足够大的室内场地,大家提的好几种合作方案,也都因为各种原因胎死腹中,俩月过去了,中秋节马上都快到了,我们还没有头绪,很是让人无望啊。

最后我们决定把规模进一步缩小,准备充分利用公园里picnic area,办一个potluck性质的,有老人家排练好的节目,找一些小朋友的节目,这样有老有少,再组织一下小朋友的艺术比赛,成人的美食比赛,肯定会很有节日气氛,我们要的就是个热闹和欢庆!
主意一定,大家就有了拼搏的方向,去公园管理处一打听,附近所有的picnic area别说10月份,到年底都没有空闲,真的吗?得到的答案是真的,周末都被预订了,人家问平时行不?肯定不行啊,大人还要上班,小孩要上学,别人不要的时间段我们也不能要啊, 真是让人绝望。

这时候真的要感谢王蓉干事,她给我们鼓劲儿,转达夕阳红群的叔叔阿姨们的动态,老人家们知道要为大家表演节目,如何认真的排练。我们能对不起这么兢兢业业的老人家么?绝对不能啊!几个人分头行动,接着努力。

荣誉会长Frank给出的最高指示就是:只有一千块可以动用了,要么自己拉赞助,要么降低成本,办活动一定要买足够的保险。结结实实的杠杠横在头顶,我们只能开动脑筋想办法。我们这场地都没解决呢,如何去拉赞助,岂不是拿DCA的名头去开空头支票?这样自砸招牌的事情不能干,只能在预算内尽量解决问题。

几次线上线下讨论之后,热烈参与讨论并踊跃献计献策的四位女同胞组成了一个短小精悍的筹备小组,撇开了所有的干扰,专心致志开始筹划DCA如何单独承办此次活动。

经过Margaret跟公园管理部门的沟通,在来来往往一两个星期之后,Margaret带着我9月19日又去市政府跟他们开了一次会,这次像参加面试一般,我扮演着treasure的角色,在Margaret不断哭穷的时候猛点头附和,光哭穷不行,Margaret还陈述了一番我们这个活动的多样性和意义所在,言下之意,你们舍得我们华人社区的居民尤其是老人家和小朋友们伤心失望吗?公园管理部门看我们实在可怜,诚心为大家办事的态度可嘉,答应帮助我们申请Arts Space Grant来用那个露天剧院。哎嘛,太好了!我对Margaret的口才拜服不已,默默在心中给她点了32个赞。

终于在9月22日我们拿到了免除使用费的露天舞台场地的保证,这次公园管理处的动作很快啊,不过美中不足的是我们还需要支付人工费,跟我们最初想租用picnic area的价格相当。由于市政府和劳工工会有合同,演出当天的场地管理人员和清洁人员的工资还需我们支付,不能免,这就要300美元左右,还有差不多250块的保险费,这就说一下子吃掉我们预算经费的二分之一多,还剩不到500的预算,所以虽然这一下子已经给我们省去了近一千美元的费用,结果还是让我们有点傻眼。

而且公园管理处给出的使用日期是10月15号,也是我们最想要的日子,因为这个日子刚好在中秋和重阳中间。

那就闭着眼睛干吧!能拿到这样的offer已经是不错了,大不了我们不要舞台背景了,吃的喝的让大家捐助,来个大型potluck。还可以顺便做个美食比赛,来个厨艺大比武,又是一个热闹项目!跟我们最初的设想差不多,我们几个暗搓搓地做着美梦。

美梦向来不能成真,打破我们美梦的还是市公园管理处,他们说根据加州的法律,租用公园场地办活动不能提供非商业饮食,提供给大家的吃喝必须是从商店里买来的,水果不能剥皮切块,食品必须是完整单独包装的产品,或者是由专业的catering公司准备的。那就意味着我们不能买大个西瓜切成丁,不能买月饼切成块,我们几个人几乎又要泪目了。雇catering公司来提供美食?刚刚在小区HOA组织过一次活动,我可知道有多贵,DCA负担不起啊,不到500块的预算还不够20人的吃喝啊,啊,啊!我们又一次傻眼!

这场地是好不容易才要来的,还回去不要的话就没有其他更好的选择了,而且拒绝了人家一次好意,我们下次别想再得到这样的帮助了。这种两难境地让我们几个女将被打击得一下子老了好几岁。 😕

大家可能觉得奇怪,平时那个地方很少有人用啊,我们直接去用就是了,付什么费?!大家都在公园里吃吃喝喝,不时有人聚会,哪有那么多道道儿?!而且平时大家一拨人到公园聚会,都是先来先得,没抢到地方再换个位置罢了。但是即使抢到了,如果有人预约并付费了,那得赶紧给人家腾地方!

真是不做不知道,一接触吓一跳。我们办这样大型的活动,一定要拿到场地的专用权,这就需要我们去申请并付费了,并且需要严格遵守各种规章制度,否则下次还想申请使用权?对不起!

组织任何活动,都需要买足保险,比如小到小朋友们的才艺老师租个教堂、礼堂办才艺表演,或者大家一起租个club house搞活动,都要按照预估人数买足保险,免得意外情况发生时让组织者赔得倾家荡产。DCA组织活动,都是义工行为,为了保护免费奉献爱心和热情的义工和演员以及来捧场的观众,我们也必须为大家买足保险。

既然已经决定要拿下这个场地办活动,我们当然开始准备工作,几位女将是拿出视死如归的气势,明知山有虎,偏向虎山行!我们冲,冲,冲!
我们还不死心想让大家吃好喝好,几个人偷偷摸摸在商量能不能绕过那个可恶的条例,在附近来个potluck,到时候跟公园管理处派来的人说跟我们无关?研究了半天场地周围的环境,不好操作,而且明显是在钻法律的空子,这是知法犯法,大家死心了。

微信上讨论不方便,我们决定开个见面会,讨论一下具体问题,高效率的Margaret在讨论之前,给我们列出了7点需要好好考虑的问题,表演,音响,装饰,美食,宣传,与政府联系,义工,方方面面都囊括进去了,所以我们的会议效率特别高,安排好孩子之后,赶在Quickly关门之前,在心仪奶茶的滋润下,我们做出了无数个决定,预算也在1000块之内,哎嘛,跟着这样的领导干事太省心了。

这时候离10月15号还有三周半时间。

首先我们要广而告之,“我们DCA要在10月15日办活动,敬请大家捧场”。广而告之需要flyer,要不找个高中生来做?找个高中生去做,就要等人家有空,我们等不及了,决定自己干!我上网搜索了半天跟重阳和中秋有关的图片,最后选了个中国画的一半当背景,得到了大家的认可。

还好我不用上班,白天可以在家忙这事儿。我用选中的背景,编辑形成了我们的宣传画底版,由于公园管理部门要帮助我们宣传,我们还准备了英文版,大家的反馈意见分沓而至,几经修改,终于在差不多一个星期后最后定型各个版本:

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能这么短时间做出这些这些宣传画,得感谢我对GLI活动的帮忙,上年度我家姐姐在GLI担任art designer一职,上次他们举办才艺筹款,需要宣传画,几个妈妈们早上发现姐姐给的宣传画有不尽人意的地方,姐姐还没放学回来,我只能临时捉刀,学习一下如何做宣传画,在她的作品的基础上根据回馈意见修改,改来该去,一天时间竟做出二十多个版本,真佩服这些严格要求的妈妈后援团们!不过严师出高徒啊,我也被她们从菜鸟训练成了熟手。 😀

除了我,大家都是上班族,只有两个周末可以让大家甩开膀子干事,时间太紧张了!

九月底,车轮战让我们从国内回来还没调整好时差的钟玲战士累趴下了几天。再次见到她,苗条了很多,让人好生心疼!

为了省下每一分钱,Margaret接着到市里哭穷,我们真的是穷,而且用完这一千块DCA就真的弹尽粮绝后继无力了。还好市府看我们实在可怜,也对我们的活动非常支持,经过讨论,免去了我们的人工费,这样我们只需要支出演出当天的保险费用就可以了,而且保险费也给降低了几十块。哎嘛,峰回路转又一村啊!赶紧的,我们又多了三四百块经费了!可以给大家提供有限的吃的喝的,还可以考虑如何装饰后台了!

在拿到这个offer的时候,大家真的很激动。我们深深体会到了什么是巧妇难为无米之炊。大家相互开玩笑,哪怕是刚到美国的时候,生活再艰难,我们谁也从来没有想过把一分钱掰成两半花,这次为了组织DCA的活动,大家真是拼了。
作为被Frank反复交代要掌控好预算的我,更是在大家有好点子不断出现的时候,频频提醒大家,“我们没钱” ,一次次往大家高涨的热情之火上浇冷水,感觉非常对不起这几个好姐妹!

这个时候已经离演出只剩不到仨星期了!

还好我们有最好的团队,最会过日子的主妇,最巧手的媳妇,大家一切从简,能动手就自己动手,争取用最少的资金在最短的时间内做一次高大上的活动。

做好宣传册就可以到处宣传了,暂时放下这件事之后,几个女士开始忙碌着拉节目、勾画舞台设计、购买必需品,我们的娘子军团的唯一“党代表”欧亚非先生,一力承担起了拉赞助的重任。

这时候筹备时间只剩两周了。

大家真的是拼了,大家白天忙工作,晚上忙孩子,九、十点以后开始忙沟通,看看各项事务的进展程度,第二天还需要见缝插针做什么不能再拖的事情,往往是过了半夜十二点,大家还在讨论。我家领导很有意见,他需要早睡早起去上班,我们家姐姐经常半夜还不睡觉他还能忍,老婆半夜不睡觉,这是婶能忍叔怎么也不能忍了的节奏啊!好在他很理解我们,每晚唠叨唠叨两句就算了,自家老婆,不能忍也得忍了!

揭过了宣传那一页,我们开始忙碌节目和音响的问题,我和钟玲家的孩子都在武术队,他们的表演水平很高,当然要近水楼台去请,可惜他们那天下午要去参加San Ramon建市100周年庆典,同一天,一听就让人郁闷,咋撞车了呢?!
宝宝表示很不甘心,终于在一次训练时我看到了帮建市庆典拉节目的妈妈,我跟她商量,咱能不能把演出时间错开?如果安排妥当的话,孩子们一个下午赶两场,还不用额外排练了呢,她和师傅都被我说动了,她去帮助斡旋,争取武术队在那边的表演尽量早一点结束,然后回来给我们表演,斡旋结果?只能等着。大家知道我们那段时间最怕什么吗?就是“等着,回头告诉你结果。” 可是这种事儿不等不行啊。;-)

我们想着唱歌找刘晓菲老师,跳舞找晓佩老师,加上老人家的节目,如果再有几个能表现中国的琴棋书画或者戏曲的,就更好了!晓菲老师、晓佩老师对我们的活动很支持,毫不犹豫就答应了好几个节目!雪中送炭啊!即使我们找不到其他节目,这些也足够了,偶耶!晓菲、晓佩老师,么么哒!

同时我还不死心,还在等待小朋友唱京剧的节目联系情况,也是等啊,耐心,这么紧张的时候绝对考验一个人的耐心。大家知道带孩子最需要的就是耐心,欢迎想磨练耐心的华人居民,加入我们DCA的干事团队,下一次给你足够的机会去磨练。:-D

音响问题,Margaret想请认识的DJ朋友免费给我们做一次,谁知道现在DJ及DJ的DJ朋友们也都很忙,看来大家的文化生活都不错哦。
老人家们提出可以用他们的广场舞音响,我们为此还专门把设备借过来拿到场地去试效果,别看小小的个头,嗓门可不小,可惜只有一个话筒,你让舞台上还要走步的合唱演员相互还要递话筒?想想那个场景,唉,这个大嗓门小子只能当备用了。

党代表在关键时刻又出手,帮我们联系到可以租用的音响,还有DJ专门负责,400块的价格也在可承受范围之内,我们节省的人工费和保险费用在这里了,其他地方还得勒紧裤腰带,唉!不过能为大家的节目提供专业设备,还在我们可承受范围之内,值得庆祝,偶耶!

然后就是装饰舞台的事情,如何用最少的钱去搭建最漂亮的舞台?大家商定还是买最便宜的轻纱,绑在舞台两边的灯柱上,谁知这个主意又被公园管理处的人枪毙了!我感觉公园管理处的人肯定练过射击,知道怎么打中我们的心脏!
他们说我们必须要舞台边上那个人行道留出来,否则逛公园的路人可以不顾正在进行的演出,大摇大摆从舞台上穿行。我们几个听得目瞪口呆,还会有这样的事儿?呵呵,宝贵的经验啊,一定要听取。
这就产生了新问题,我们必须用东西隔开人行道,舞台布景必须拉扯在人行道靠近舞台的这边,没有灯柱子没有树木可以利用!
在去考察了Lowe’s各种帐篷、管子、砖头、沙袋的价钱之后,大家一致同意用三个大帐篷当支柱,既分开了舞台与人行道,不仅显气势,帐篷腿还可以当支柱拉帘子!可是帐篷我们也买不起,只能借了。再次谢谢我们的党代表欧亚非贡献了自家公司的帐篷。还有其他华人朋友也借出了自家帐篷,让我们的赞助商、演员们有了歇脚消汗的地方。

貌似关键问题都一一解决,还都在预算之内,还剩下搭建舞台和其他一些细致的活儿,只要在演出当天能做完就好,这是万事俱备,只欠东风了?简直不敢相信啊。

货比三家之后,Margaret在Amazon上下了订单买轻纱(其实是窗帘)和灯笼,“中秋” “重阳”四字是我到Joanne布店,买了两码的软布,准备到时候自己写字、剪裁、粘上去。

我发现钟玲是一个非常有前瞻和大方向的人,她提议要为大家(演员和青少年义工们)准备市长签名的证书(certificate)。哎嘛,立马又觉得我们高大上了一节。也谢谢我们亲民的市长,同意为我们签署那么多份证书,想想都为他感到手酸。;-)
市长非常热心参与我们华人社区的活动,这次主动帮我们联系到旧金山领事馆,请总领事、副总领事一起观看我们的演出,能有领导出席当然提高了我们的档次,不过我们也立马觉得亚历山大啊!万一来看演出的民众不够多怎么办?而且中国领导出行,我们还要按照要求保证当天公园里没有这独那独,这功那功的人士来骚扰现场,而且领导远道而来,看完演出天已黑,总不能让领导们饿着肚子回家吧?可是宝宝们真的没钱请客 🙁 大家现在明白了我们的压力来源了吧? 还好还好,最后商定请领导吃饭的问题不用我们操心了,那我们攒足力量把演出活动搞好就好。

DCA这么捉襟见肘,我们都觉得如果想维持下去,还是要多做活动,这样才能得到大家的认可,也才能得到大家的进一步资助。这个活动之后我们要好好规划一下以后的活动,所以在百忙之中我们还决定加做一个展板,宣传一下DCA曾经为社区做过的贡献。

为了招揽义工,我家姐姐替我们写了英文宣传,到她所属的青少年义工组织GLI (Global Leadership Inititive)去招收人手,大家踊跃报名,很快就招满了15位高中生义工,可惜后来我们管义工的Ling在演出前短信提示,实际到场的人数不足一半,让人很是有点失望,亏得有家长带来的孩子们补充进来,让一切准备活动有条不紊地进行了下去,还是让人感到欣慰。

我们还有很多位成人也踊跃报名到现场帮助搭建舞台,其中有大家熟悉的上届干事们,金惠青,赵路,徐立等,还有我们带着演员早早来做准备的刘晓菲老师,当时早早到现场的还有很多我叫不上来名字的新朋友们。可惜我当时也忙着搭建舞台,没有为这些义工们拍照留念,甚为遗憾!下次一定要落实到专人负责摄影,争取为义工们也留下美好的瞬间!

还剩一个星期了!武术最终定了下来,晓菲老师和晓佩老师提供的节目也定了下来,老人家们排练了好多节目让我们挑选,真是好可爱的老人家们!有他们的热情支持,我们紧张的同时也松了一口气,有强大的后援团感觉真好!虽然前期我们没找人帮忙,但是知道只要我们开口,大家肯定会伸出援助之手的。之所以没有早早让大家来帮忙,实在是因为时间太紧张,我们很多事情是一边做一边做着下一步的决定,人手太多了,反而会乱套。下一次我们要早做准备,这样很多事情就可以找专门的义工来负责了。

周一一大早一开门,空气中的烧烤味让我们又开始紧张了。这么关键的时刻,可千万别出什么幺蛾子哦!

好事不成双,坏事不单行,北加州多处发生山火,包括离我们很近的纳帕酒乡!我们每天多了一项任务,开始密切关注山火的发展情况,天气状况,尤其是空气质量报告和预报。
看着新闻里这活动取消,那活动取消,我们几个的心也跟着一揪一揪的。Margaret赶紧跟公园管理处的人联系:我们如果不得不推迟活动的话,后边哪天还可以?
人生第一次,我出门看到蔚蓝的天空会感到郁闷,明明预报上说空气质量该是危及健康的!感觉那几天自己的三观都不正确了。
大家一直纠结到周五早上,才纷纷一闭眼下狠心投了推迟活动的票!实在是以后几天的预报很可怕,说有强风要从灾区吹过来,明后天的空气质量是terrible,我们总不能让大家在烟熏火燎PM2.5爆棚的空气中去表演、去看演出吧?!
我们决定推迟一周后,问题也接踵而来,宣传要跟上,赞助有调整,原定领事馆领导不能来了,市长也要晚到,主持人要去休假,演员和义工可能也有时间冲突。所有的一切一切需要赶紧再去联系、确认。

我那个三观不正的郁闷到了周日达到了顶峰,说好的大风呢?说好的紫红色PM2.5呢? 反过来只能安慰自己,看这蓝天多可爱,多健康,我们要感恩!

我们几个也相互打气,再次发动去拉新的赞助,目前只有党代表的鸿达电讯的200块的赞助费实在是太少了,还好指南针教育学院(CEI tutoring)、飞翔双语学校、红蜻蜓教育中心慷慨解囊,原CACC校长康丽莎还帮我们拉到Scott Ting牙医的赞助,没想到这里竟然看到了自己牙医的名字,还是以赞助人的名字出现,一直都觉得他人很好很负责任,现在再看见倍觉亲切,如果你需要牙医的话,不妨联系他,诊所在市政府后边Clark Ave上,诊所电话是(925)803-9888。

除了这些临时变动引起的额外工作,我们的其他既定工作还需要接着做。宣传画要改写,已经为大家准备的证书由于日期变更也要重新打印,节目单要最终定稿印刷,免责声明要重新准备好,舞台装饰品更要准备好。

我本来想剪几个字投影上去帮助剪裁的,以为是一件很容易的事情,可惜现在的手电筒都是LED灯,是一堆小灯泡,看着挺亮,隔着剪下来的字照下去,这啥?谍影重重呐,根本没法下笔去描摹!左手一口吐沫,右手一口吐沫,只能捋捋袖子自己写了,但愿没污了大家的眼睛:

本来想懒省事用几个扣针扣上去,发现一拎起来没扣子的地方就垮了,而蓝色的纱布以后还想用(非常勤俭持家有没有?),不想用热胶弄坏了,就只能一针一线缝上去了。这么大的字,一上午搭进去了,累得腰酸直不起来,宝宝想哭……

那轮圆圆的月亮是我用了自己的摄影器材反光板,外边包了一层黄色的felt布。有反光板撑着,圆月不会变成半月,咱要学会物尽其用! 舞台效果看着不错吧?

缝完这几个字和那轮月亮,不说腰疼了,感觉眼睛又花了几十度。 😥

为了这次的活动,我还把家里人都发动起来帮助我做各种准备,像上边这几个字,我家妹妹就帮助我剪了一部分。

为了做DCA的展板,需要收集原材料,好在以前我为DCA活动拍摄过很多照片,还有大家贡献的朋友圈的照片,翻过几百张照片、眼睛再花几十度之后,展板很快初具规模 (最后的样子没拍照,右边空档多了相知、关心、互助几个词):

到周末再去买点儿吃的、喝的,周六去搭个帐篷看看效果,周日再去买点儿气球,这次应该真的是万事俱备,只欠东风了吧?

周二一天把自己锁家里准备着活动所需的各种东西,下午出门接孩子的时候大吃一惊,喔噻,这天空灰蒙蒙的,我早些时候歪掉的三观已经正过来了呀,可没期望出门看到这样的天空!出了小区才看见不远处狼烟滚滚,火竟然烧到门口了?!

好在我们的消防队非常给力,很快扑灭了大火,没有造成任何人身伤亡和居民财产损失。大家都对消防局的迅速和无畏叫好,有群众呼吁让DCA收集一下大家的捐款,捐助给消防队,Margaret在跟消防队和市政府沟通之后,DCA研究了政策之后,决定响应大家的号召,在社区组织了募捐活动,短短几天内就募集了$2121. 除了花费$170.60给四个消防队准备小礼物和贺卡,剩余捐款$1950.40 DCA将遵循消防队的心愿与要求,以消防队委托人的身份代表他们把钱捐给三个慈善机构,用于北加州火灾区的重建。
同时我们也请到了四个消防队代表来到节目现场,他们被华人居民的热情深深感动,华人居民也对消防队大公无私的善举给予了阵阵掌声,到场的小朋友更像过年一样热热闹闹去近距离接触消防车和他们心目中的英雄。这是后话。

终于到了演出的这天,不容易啊。感谢大家来帮忙搭建舞台等各种义工任务、参与演出、观看演出!让我们组织的活动真的可以说是很成功!

做活动少不了摄影师和摄像师,以前经常做摄影师,这次要忙碌其他事情,摄影师的工作只能让其他人担任,不过出于习惯,还是背着相机包到了现场,准备查漏补缺,当好摄影后备军。还好做了这项准备,演出开始时,没看到摄影师的影子,再一沟通才发现沟通出了问题,我这个备胎就发挥了应有的作用。

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更多现场照片在这里,大家可以随意取用:
https://www.flickr.com/gp/133562126@N06/x4y315

我还请了凯波为节目摄像,这是youtube playlist链接,感谢来救场的主持人冯玉玲女士,她临危受命,接过主持重担,虽然准备时间有限,但她从容不迫的气度、幽默诙谐的语言、顺畅流利的节目连接给观众们留下了深刻的印象:
正式表演从第一节的10分钟左右开始:

我们知道这次由于时间仓促,准备很不充分,有很多很多需要改进的地方,感谢大家的包容与厚爱,请给我们提建议和意见,以后有什么可以改进的地方,有什么想参与的活动,我们尽量满足大家的愿望!


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